AM 7. Plan de projet

Introduction\ Suivre le progrès basé sur un plan du projet est une fonctionnalité améliorée qui aura un impact sur le travail quotidien des équipes de la traduction.

_Avant de commencer Avant de pouvoir ajouter le plan, le projet doit avoir été créé/migré.

Pourquoi est-il important ? Il y a beaucoup de taches à faire dans un projet de traduction. Il est important d’avoir un système pour s’assurer que tout cela est fait. Il est également bon d’avoir un moyen facile de générer des rapports pour les superviseurs et les bailleurs de fonds (voir PP2 : Rapport sur le plan du projet).

La configuration d’un plan de projet à partir de zéro est intimidante. Diverses organisations de traduction de la Bible (ABU, SIL et The Seed Company) incluront des plans “de base” qui peuvent être appliqués à des projets. Les équipes ne doivent que personnaliser ces plans dans les limites fixées par leurs organisations.

En générale, les organisations veulent la conformité au niveau de l’« étape » afin de faciliter un suivi de l’avancement du projet dans l’ensemble de l’organisation. Cependant, chaque plan devra être personnalisé au niveau des tâches.

Si une tâche est importante pour vous et votre équipe et que vous souhaitez en suivre les progrès, elle peut être incluse dans le plan du projet (même si elle ne nécessite pas l'utilisation de Paratext).

Qu’est-ce qu’on va faire? On utilise une combinaison de deux fonctionnalités : les paramètres du plan du projet et les Tâches et avancement pour gérer le plan.

• On ajoute le plan de base de l’organisation au projet.
• On personnalise le plan pour l’équipe.
• On attribue ensuite les tâches aux différents membres de l’équipe.
• On met à jour le plan de base chaque fois qu'il y a une nouvelle version.

7.1 Ajouter le plan de base organisationnel

attention

Si vous aviez un plan déjà, il faut supprimer ce plan avant d’ajouter un autre. (Voir la page suivante pour les instructions de supprimer un plan.)

1. ≡ Onglet, sous Projet Paramètres du projet choisissez Plan du projet
2. Cliquez sur Gérer les plans
3. Cliquez dessous Afficher le plan de référence
4. Choisir le plan de base de votre organisation
5. Cliquez sur la flèche Copier le plan.
6. Cliquez deux fois sur OK.
   • Le plan et ses tâches sont ajoutés au projet et le bouton bleu Tâches et avancement s'affiche

Supprimer un ancien plan

astuce

Si le projet a un ancien plan, vous devez retirer chacune des étapes actuelles avant d’ajouter un nouveau plan de base.

1. ≡ Onglet, sous Paramètres du plan de projet
2. Cliquez sur Gérer les plans
3. Cliquer sur une étape
4. Cliquez sur le bouton Supprimer l'étape
5. Cliquez sur Oui (deux fois), une fois pour confirmer que vous voulez modifier le plan, et une autre fois pour confirmer que vous voulez supprimer les tâches de l'étape.
6. Répéter pour les étapes restantes
7. Ajouter le nouveau plan (voir ci-dessus)

7.2 Configurer le plan

Confirmer - Livres à inclure

1. Vérifier que le plan est fermé. Puis [≡ Onglet sous Projet choisir Paramètres du projet Propriétés du projet]
2. Cliquez sur l'onglet Livres
3. Choisissez les livres dont vous voulez suivre.
4. Cliquez sur OK

Configurer - Affectation de vérifications à une étape

1. ≡ Onglet, sous Projet, choisissez Propriétés du projet puis Plan du projet
2. Cliquez sur l'onglet Vérifications
   • Deux colonnes sont affichées : Étape facultative et Étape obligatoire.
3. Pour la vérification souhaité, déroulez la liste et réglez l'étape requise [12]
4. Choisissez la nouvelle étape ou jamais
5. Ensuite, réglez l'option Notifier seulement (facultatif) à une étape antérieure, le cas échéant.
6. Répétez pour chaque vérification
7. Cliquez sur OK

Configurer - Réorganiser les tâches / Passer à une autre étape

astuce

Il est possible de réordonner des tâches et même déplacer des tâches à une autre étape. Toutefois, pas toutes les organisations le permettent.

1. ≡ Onglet, sous Projet, choisissez Propriétés du projet puis Plan du projet
2. Cliquez sur l'onglet Étapes/Tâches.
3. Sélectionnez la tâche à déplacer.
4. Cliquez sur la flèche vers le haut ou vers le bas pour déplacer la tâche vers un autre point ou pour la déplacer vers une autre étape.
   • Il se peut que vous recevrez un message de confirmation si la tâche change d’étape.
5. Cliquez sur OK.

Configurer - Ajouter des tâches

1. Cliquez sur la tâche qui sera au-dessus de la nouvelle tâche.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter une tâche
3. Tapez un nom pour la tâche, puis une description.

• Si vous le souhaitez, vous pouvez terminer la configuration maintenant en suivant les instructions de la section 7.3

1. Cliquez sur OK

Configurer - Supprimer des tâches

1. Cliquez sur l'onglet Étape/Tâches
2. Cliquez sur la tâche à supprimer
3. Cliquez sur le bouton Supprimer l'étape
4. Cliquez sur OK.

Renommer ou modifier des tâches

1. Cliquez sur la tâche (dans la liste de gauche)
2. Cliquez sur la case du nom (dans le volet de droite)
3. Tapez un nouveau nom de la tâche
4. Si nécessaire, modifiez la description.

Copier une tâche d'un plan vers votre projet

astuce

N. B. Suivez les étapes ci-dessous pour copier une tâche d'un plan de référence vers le plan de votre projet.

1. Ouvrez votre projet, ≡ Paratext sous Paratext sélectionnez Ouvrir.
2. ≡ Onglet, sous Projet sélectionnez Paramètres du projet Plan du projet
3. Cliquez sur Gérer les plans
4. Dans la liste déroulante « Afficher le plan de référence) », sélectionnez le plan de projet qui contienne la tâche voulue.
5. Dans la partie Plan actuelle, cliquez sur la ligne qui précédera la nouvelle tâche.
   • Si vous voulez que la tâche ajoutée soit la première tâche de l’étape, sélectionnez le nom de l’étape.
6. Sur le côté Plan de référence de la boîte de dialogue, passer la souris sur la tâche que vous souhaitez ajouter et cliquez sur la flèche bleue qui apparaît.
   • La tâche est copiée dans le plan de votre projet et elle ne peut plus être copiée à nouveau dans celui-ci.
7. Facultatif : Pour déplacer la tâche, cliquez sur la flèche vers le haut ou la flèche vers le bas qui s’affiche lorsque vous survolez une tâche du côté Plan actuel de la boîte de dialogue.
8. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue « Gérer les plans ».
9. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Plan du projet.
   • La tâche copiée a le même nom et le même taux de progression que dans le plan de projet pour le projet ORIG. Le nom court du projet est ajouté au nom du plan.

7.3 Vérifier les paramètres d'une tâche

1. Il y a trois paramètres pour chaque tâche
   • comment marquer la complétion de la tâche (par chapitre, livre)
   • quand on peut commencer une tâche (après une autre tâche…)
   • accorder le droit de modifier (donner la permission de modifier le texte)
2. ≡ Onglet, sous Projet sélectionnez Paramètres du projet Plan du projet
3. Cliquez sur la tâche
   • Les paramètres sont affichés en bas à droite
4. Apportez les modifications nécessaires.
5. Répétez pour toute autre tâche.
6. Cliquez sur OK.

7.4 Groupes prioritaires

Les groupes de priorité sont un moyen de faire savoir à Paratext l'ordre dans lequel les livres ou les chapitres doivent être travaillés.

Utilisation d'un ensemble présélectionné

1. Choisissez Paramètres du projet et allez à Définir les priorités
2. Cliquez sur le bouton Sélectionner la définition de priorité
3. Sélectionnez un ensemble (par exemple, l'ensemble en anglais SIL Easy to Difficult SIL Facile à Difficile)
   • Un ensemble de livres présélectionnés s'affiche.
4. Cliquez sur OK

Définition des priorités

1. Cliquez sur le menu ≡ Projet, choisissez Paramètres du projet et allez à Définir les priorités
2. Sélectionnez les livres, puis cliquez sur l’icône de flèche droite
3. Passez la souris sur le titre ou le nom du livre dans la colonne de droite
4. Cliquez sur les trois points, choisissez Édition**
5. Réorganisez les livres selon vos besoins en cliquant sur un livre et en le déplaçant vers le haut ou vers le bas à l'aide des boutons fléchés.
6. Renommez le groupe (p.ex. Évangiles).

Pour définir des chapitres spécifiques,

1. Cliquez sur le lien vers le nom du livre
2. Choisissez les chapitres désirés
3. Cliquez sur OK
   • Si vous ajoutez ensuite un livre dont les chapitres sont déjà définis, il n'ajoutera que les chapitres restants.
4. Modifier l'ordre des priorités à l'aide de la flèche vers le haut.

Utilisation des priorités

Une fois que les priorités ont créés, elles peuvent être utilisées partout où vous choisirez normalement des livres. Par exemple,

1. Boîte de dialogue Trouver (Ctrl+F)
   • Cliquez sur Choisir
   • Sélectionnez l'onglet Priorité.
2. Tâches et avancement (bouton bleu), la sélection des livres peut être définie par ordre de priorité.
3. (Menu Projet ) Exporter au format PDF (PTXprint), cliquez sur le bouton Choisir, puis sur l'onglet Priorité.
4. Toute fenêtre comportant un filtre (par exemple, Liste de mots, Termes bibliques...)

attention

PTXprint n'accepte pas encore les priorités.

Dans cette fenêtre, vous pouvez également définir ou redéfinir vos priorités si nécessaire

7.5 Confier des tâches aux membres de l'équipe

Les tâches peuvent être attribuées individuellement ou en bloc.

Confier les tâches individuellement

1. ≡ Onglet, sous le menu Projet, sélectionnez Tâches et avancement
2. Cliquez la liste roulante pour la tâche et choisissez qui doit faire la tâche (un membre ou l’équipe)
3. Répétez si nécessaire
4. Cliquez sur OK.

Assigner des tâches en bloc

1. Cliquez sur le bouton bleu Tâches et avancement
2. Sélectionnez Tableau des tâches
3. Utilisez le filtre des versets pour sélectionner les livres
4. Sous la tâche, cliquez sur Attribuer une tâche, puis choisir qui doit faire la tâche
   • Les chapitres incomplets peuvent être réassignés mais pas les chapitres terminés.
   • Un message d'avertissement apparaîtra avec des options pour écraser toutes les attributions ou seulement les chapitres non attribués.

Attribuer un stage ou livre

1. Accédez au tableau des tâches
2. Cliquez sur le bouton Attribuer une étape (en haut de chaque étape).
3. Modifiez les attributions de certaines tâches si nécessaires.

astuce

Une fois que vous avez terminé le processus d'affectation en bloc, vous pouvez affiner les affectations dans la vue Toutes les tâches.

7.6 Mise à jour de l'état d'avancement (pour un projet migré)

astuce

Pour les projets qui ont déjà complété plusieurs étapes au moment de passer à Paratext 9 la vue de la tableau des tâches et/ou la vue de la tableau des étapes peuvent être utiles pour marquer plusieurs livres, étapes ou tâches, comme achevé.

1. Cliquez sur votre projet.
2. Cliquez sur le bouton bleu Tâches et avancement
3. Sélectionnez Tableau des tâches
4. Cliquez sur ≡ onglet et choisissez Mode modifier l'avancement en bloc.
   • Les vérifications sont temporairement désactivées.
5. Cliquez sur le bouton Toutes les étapes
   • Toutes les étapes sont approuvées.

astuce

Lorsque vous avez fini de faire toutes les attributions, vous pouvez revenir en arrière et décocher le Mode modifier l’avancement en bloc.

7.7 Enregistrement d'un plan modifié en tant que nouveau plan de base

Les modifications que vous avez apportées à votre plan seront envoyées aux membres de votre projet lors de l'envoyer/recevoir. Si vous souhaitez partager le plan révisé avec d'autres équipes, vous pouvez l'enregistrer comme un nouveau plan de référence.

1. Ouvrez votre projet.

2. ≡ Onglet, sous Projet sélectionnez Paramètres du projet Plan du projet

3. Maintenez la touche MAJ (shift) et cliquez sur Gérer les plans

   • La boîte de dialogue de gestion des plans s'affiche avec un bouton "enregistrer comme plan de référence" en bas à droite.

     

4. Cliquez sur le bouton Enregistrer comme plan de base

   • _Une boîte de dialogue s'affiche. Le fichier est enregistré sur \My Paratext 8 Projects_StandardPlans

5. Choisissez ce qui convient, puis cliquez sur OK**

6. Partagez le fichier de \My Paratext 8 Projects_StandardPlans avec les autres équipes.

7.8 Mise à jour d'un projet avec une nouvelle version du plan de base

Il arrive que le plan de base sur lequel ce plan de projet a été construit soit modifié. Il existe deux façons de mettre à jour le plan de base.

Méthode 1

1. ≡ onglet, sous projet
2. Choisissez Paramètres du projet puis Plan du projet.
   • Un avertissement s'affiche pour vous informer qu'une nouvelle version du plan est disponible et que vous pouvez migrer.
3. Cliquez sur le lien Migrer vers une nouvelle version du plan du projet.
4. Choisissez l'une des options suivantes :
   • Conserver les tâches qui ne figurent pas dans la nouvelle version
   • Supprimer toutes les tâches qui ne figurent pas dans la nouvelle version
   • Conserver les tâches qui ont progressé.
5. Cliquez sur OK
   • Paratext vous avertit que vous devez effectuer un envoyer/récevoir
6. Cliquez sur OK pour effacer le message
   • Le plan a été mis à jour.

Que faire ensuite ?

1. Une barre de message verte en haut vous propose trois options :
   • Fermer le message
   • Afficher la progression dans le plan précédent
   • Annuler la mise à jour du plan de base.
   • Notez que le numéro de version a été mis à jour.
2. Cliquez sur OK.

Méthode 2

1. Cliquez sur Tâches et avancement.
   • Si le plan de base a été mis à jour, un message s'affiche pour vous indiquer que vous pouvez effectuer la mise à jour.
2. Cliquez sur Mettre à jour vers la nouvelle version du plan de projet.
3. Choisissez de conserver ou de supprimer les tâches.
   • Lorsque vous effectuez la mise à jour, un envoyez/recevoir est effectués.
4. Choisissez l'une des trois options dans la barre de message verte en haut :
   • Fermer le message
   • Afficher la progression dans le plan précédent
   • Annuler la mise à jour du plan de base.